Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh semua entitas bisnis adalah pemilihan dan implementasi aplikasi accounting terbaik dam sesuai dengan kebutuhan organisasi. Secara keseluruhan, program harus melengkapi praktik bisnis yang ada dan dapat beradaptasi dengan inovasi dalam teknologi. Selain itu hal lain yang perlu diperhatikan adalah kompatibilitas dengan teknologi standar industri serta kemampuan untuk menyesuaikan sistem yang diperlukan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.
Mengapa harus memilih aplikasi accounting terbaik?
Memilih solusi yang tepat memerlukan pemahaman yang komprehensif tentang operasi bisnis organisasi, termasuk proses yang terlibat dalam aktivitas sehari-hari dan bagaimana software akan menangani aktivitas ini di semua modul. Sistem yang beroperasi dengan baik dapat memberikan arus kas yang lebih baik serta informasi yang lebih tepat waktu dan akurat untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan oleh manajemen, dan kontrol atas data penting organisasi.
Langkah dalam menemukan sistem akuntansi terbaik adalah:
1. Review keseluruhan bisnis
Tujuan dari tinjauan proses bisnis adalah untuk mendapatkan gambaran akurat tentang strategi dan operasional bisnis secara keseluruhan. Menganalisis bisnis dan menentukan kebutuhkan dari solusi akuntansi baru Anda adalah langkah pertama dan terpenting saat memilih software. Salah satu hal yang harus ditentukan adalah apa rencana pertumbuhan Anda untuk 3-5 tahun ke depan, karena ini akan mempengaruhi kebutuhan terkait software yang diinginkan.
Setelah itu, analisis kebutuhan bisnis. Produk akuntansi paling ekonomis di pasar mungkin tidak memberikan fungsionalitas dan skalabilitas yang dibutuhkan bisnis Anda untuk mencapai hasil keuangan yang ditargetkan.
2. Menentukan kesesuaian harga software
Perusahaan harus menentukan kesesuaian harga software dengan anggaran yang telah direncanakan. Perlu diingat bahwa biaya perangkat lunak akuntansi dapat berkisar secara variatif. Jumlahnya sering ditentukan oleh jumlah fitur yang dimiliki oleh software itu sendiri. Semakin banyak fitur dalam program, semakin mahal biayanya.
Anda tentu saja tidak ingin membeli perangkat lunak yang terlalu mahal atau membuang-buang uang untuk fitur yang tidak akan digunakan. Cari tahu apakah perangkat lunak menawarkan uji coba atau demo gratis sebelum membeli. Dengan begitu, Anda tahu persis fitur apa yang Anda dapatkan sebelum memilih aplikasi accounting terbaik.
3. Evaluasi produk
Pertanyaan seputar harga software, kapabilitas, dan skalabilitas akan menjadi hal penting dalam pencarian dan pemilihan sistem ERP. Perlu diingat bahwa mengidentifikasi vendor partner juga tidak kalah penting. Karena mereka bertanggung jawab tidak hanya untuk menjual solusi perangkat lunak, tetapi juga untuk implementasi dan dukungan perangkat lunak yang berkelanjutan di masa mendatang.
Banyak sistem akuntansi melakukan fungsi akuntansi yang sama; namun bagaimana mereka melakukan tugas tersebut dapat sangat bervariasi. Saat memilih kandidat, pertimbangkan hal berikut:
- Perusahaan – Pilih vendor yang memiliki reputasi bagus, juga pertimbangkan berapa lama mereka telah menjalankan bisnis, dan kemudian memeriksa referensi pelanggan yang saat ini menggunakan sistem mereka.
- Skalabilitas produk – Jika Anda mulai dengan satu produk dan kebutuhan bertambah; Anda harus tahu bahwa akan dapat mentransfer data Anda dengan mulus ke produk yang ditingkatkan.
- Kustomisasi dan kompatibilitas – Anda harus memiliki kemampuan untuk menyesuaikan perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan bisnis, dan sistem juga harus kompatibel dengan produk pihak ketiga lain yang digunakan.
- Kemudahan penggunaan – Idealnya solusi sistem harus mudah digunakan. Apakah mudah untuk menavigasi antar modul, apakah dokumentasi online disediakan dan apakah kelompok dukungan teknis vendor efektif dalam menjawab pertanyaan?
- Apa yang diperoleh – Penting untuk memahami apa saja yang akan diterima dalam paket dasar serta berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menginstal dan mengimplementasikan sistem.
4. Implementasi sistem
Bagian dari proses ini bisa menyenangkan sekaligus membuat frustasi. Kualitas produk bergantung pada seberapa efektif Anda melakukan langkah di atas, serta bagaimana melakukan implementasi. Hal penting pada langkah ini adalah dengan memberikan pelatihan kepada semua pemangku kepentingan sistem, tinjauan konstan selama proses untuk membantu semua pengguna agar terbiasa dengan sistem baru, dan menerapkan dengan kecepatan yang memenuhi tenggat waktu tanpa terburu-buru sehingga kesalahan dibuat dan ketegangan yang tidak perlu dibuat.
Jangan terburu-buru membeli perangkat lunak akuntansi. Sistem mungkin terlihat mirip, tetapi tidak aplikasi accounting semuanya memiliki fungsi yang sama. Jika Anda membeli perangkat yang salah, bukan hanya uang Anda yang akan terbuang percuma namun juga membuang banyak waktu. Software harus mempermudah operasional bisnis sehari-hari tanpa memberatkan finansial.
Salah satu aplikasi accounting yang dapat membantu Anda melakukan pengelolaan keuangan adalah Jurnal. Jurnal merupakan berbasis cloud computing, sehingga data yang ada akan tersimpan dengan baik. Proses akuntansi juga dapat Anda lakukan dengan aman, cepat dan mudah. Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur didalamnya seperti:
- Fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
- Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
- Cash link.
- Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
- Manajemen Stok
Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun. Nikmati kesempatan free trial selama 14 hari.